如果让你组织一场大会，规模三四千人，需要邀请四五百位政府领导、行业专家，并且要在 3 天时间里集中开完 27 场学术会议，你觉得有可能吗？

这听起来压力很大，但今天的主角——中国医药工业信息中心却用自己独特的效率方式，把看似不可能变为了可能。他们是如何做到的呢？

揭秘之前，我们先了解下这个我国医药行业中历史最悠久、最具权威性、技术力量最雄厚的信息研究机构。

“中国医药工业信息中心” 组建于 1958 年，原名“上海医药工业研究院信息中心”。成立 60 多年来，承担着为国家政府提供行业规划分析和决策参考依据的使命，又肩负着向医药行业企业提供专业信息咨询、提升行业技术水平的重任。

作为国家级医药健康产业信息与智慧平台，中国医药工业信息中心为国家、政府、行业、企业提供数据信息平台，以及咨询、媒体会议服务，在业务运转过程中，涉及到人、事、物的高频协同和调动。

与此同时，因其国家级机构的特殊性，中国医药工业信息中心对数据安全管控有极高的要求，任何信息的泄露，轻则带来财务损失，重则引发行业震荡。

面对以上需求痛点，中国医药工业信息中心的部分工作团队逐步尝试将公司文档向线上转化，尝试使用石墨文档进行项目工作。

中国医药信息中心的每年都会承接卫健委、药监局的全国性会议活动，以及健康板块、药品板块的学术论坛。会议经常涉及到政府领导、行业专家以及知名企业家等，因此对会议内容、演讲内容的精确度要求非常高，过程中还要涉及到内容的多级审核确认。

通过传统的 Word、Excel 筹备内容，文件传输繁琐、版本混乱，会议上版本拿错用错的事情时有发生。曾经尝试使用过一些协同系统，但由于操作繁杂，对于工作繁忙、时间有限的领导来说很不便捷。

在会务内容准备和对接确认过程中，极大降低了传统文档所带来的版本更迭，避免了项目推进过程中的信息不对称，提高了团队的工作效率。与此同时，石墨文档可以随时线上登录的功能，也在很大程度上为管理者提供了便捷，方便信息集中管理，实时查看批注。

“ 比如一场千人规模的会议活动，往往议程文档就有 30 多页，几乎每天都会有变动，3 个月筹备期里就要更新 400 多遍。石墨文档极大降低了版本管理成本，很多项目团队成员逐步喜欢并使用这样的工作方式。”

每场大型会议活动都是一个大项目，涉及到领导专家邀请、会议报名、场地搭建、酒店住宿用餐、车辆安排等众多工作版块，也就更需要高效的内外部协作，更精细的供应商管理。

各方信息的汇总、传递、共享基于本地 Word、Excel ，信息分散、孤岛出现，管理者难以实时掌控各版块工作进度，严重拉低了会议的组织与推进效率，影响会议质量。

通过石墨表格，搭建集中式的信息收集、发放平台，项目成员协同编辑更新项目最新进展、交付物，项目管理者实时把控项目进度，并给出批注反馈，保证项目不延期、不跑偏。

“四五百位嘉宾出席、三四千人参会的大项目，我们通过几张石墨表格就可以轻松搞定。”“借助石墨的协同串联，我们就可将更多的精力用在项目的策划上，这样的协同帮助我们完成了很多新挑战。”

作为国家级平台，中国医药工业信息中心很多业务数据需要严格保密。信息一旦泄露，会对整个药品和医疗器械行业带来影响。

中国医药工业信息中心高度重视信息安全，这几年也在持续加强对日常办公文件、信息的安全管理。

石墨文档支持私有化部署，可以实现数据的完全自主可控。在保证了数据安全的同时，通过石墨搭建的集中式文件协同管理平台，首先可以解决文件散落问题，实现了办公文件的集中管理、共享。与此同时，借助石墨“千人千面”的权限体系，可以更好地对信息进行灵活且严密的安全管控。比如，在组织会议时，精细管控表格里不同协作者的信息访问权限。

“通过石墨，我们在日常办公中既实现了高效协同，又建立了信息安全边界。达到了和而不同，收放自如的效果。”

成立于 1958 年，中国医药工业信息中心已经走过了半个多世纪，其为医药行业构建的信息交流和传播平台，持续赋能着国家政府决策和我国医药经济的发展。

以石墨文档为代表的新一代协同办公软件，也正在赋能传统的行业、企业，帮助他们将传统的本地办公升级为更高效的云协同办公，实现办公的数字化转型。

相信改变的力量，积极拥抱云协同，有时候向前一小步就能点石成金、激活全盘，收获的也将是效率的飞跃。